Règlements Généraux

1.    DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1.  DÉNOMINATION SOCIALE

Le nom de l’organisme est Groupe de Communication d’Urgence Radioamateur.

Dans les règlements qui suivent, l’appellation « CLUB » désigne « Groupe de Communication d’Urgence Radioamateur ».

1.2.  STATUT LÉGAL

Le CLUB est un organisme à but non lucratif, constitué à des fins spécifiques en relation directe avec le monde de la communication d’urgences et de la radioamateur au Québec.

Le CLUB est constitué et enregistré en vertu de la Loi sur les compagnies de la province de Québec, Partie III (Partie 3 (RLRQ, C. C-38) sous le numéro de matricule 1179375671, tel qu’il appert des lettres patentes émises le 19 décembre 2023 au Registraire des entreprises du Québec.

1.3.  BUTS

  • Offrir un regroupement de radioamateurs pour les régions des Laurentides et Lanaudière, mais sans s’y limiter;
  • Opérer un service de répéteur dans les régions desservies soit par ses propres équipements ou équipement qui lui sont prêtés;
  • De promouvoir et défendre les intérêts des radioamateurs auprès des différentes autorités;
  • Favoriser auprès des membres le développement des connaissances techniques, scientifiques de la radiocommunication, notamment en ce qui a trait aux communications d’urgences;
  • Offrir des services de communication d’urgences auprès de la population et des différentes autorités civiles, municipales et gouvernementales;
  • Favoriser la relève radioamateur en offrant diverses formations, notamment auprès d’aspirants radioamateurs;
  • Stimuler l’entraide professionnelle entre ses membres;
  • Favoriser les rencontres sociales pour créer des liens de fraternité et d’amitié entre ses membres;
  • Favoriser l’échange d’informations interclubs;
  • Sous réserve de la Loi sur l’enseignement privé (RLRQ, c. E-9.1) et de ses règlements
  • Se procurer, aux fins mentionnées ci-dessus, des fonds ou d’autres biens par voie de souscriptions publiques.

1.4.  Autres dispositions

  • En cas de liquidation de la personne morale ou de distribution des biens de la personne morale, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue;
  • Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge opportun :
    • Faire des emprunts de deniers sur le crédit de la personne morale;
    • Émettre des obligations ou autres valeurs de la personne morale et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables.
  • Hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d’une charge quelconque les biens meubles de la personne morale;
  • Nonobstant les dispositions du Code civil du Québec, consentir une hypothèque, même ouverte, sur une universalité de biens, meubles ou immeubles, présents ou à venir, corporels ou incorporels, le tout conformément à l’article 34 de la Loi sur les pouvoirs spéciaux des personnes morales.

1.5.  TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL

Le CLUB exerce principalement ses activités sur les territoires des Laurentides et Lanaudière sans limitation géographique.

Le siège social du CLUB est situé à l’adresse déterminée par le conseil d’administration (C.A.) ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi.

1.6.  ANNÉE FINANCIÈRE

L’année financière du CLUB s’étend du 1er juillet au 30 juin.

1.7.  POUVOIRS

CLUB possède tous les pouvoirs que la loi et ses statuts lui confèrent.

2.    LES MEMBRES

2.1.  CATÉGORIES DE MEMBRES

Le CLUB compte six (6) catégories de membres, soit les membres réguliers, les membres d’une même famille, les membres séniors, les membres associés et les membres honoraires.

2.1.1.     MEMBRE RÉGULIER

Pour devenir membre régulier du CLUB, tout candidat doit détenir un certificat valide de radioamateur, remplir les formulaires d’admission et acquitter sa cotisation annuelle. De plus le membre doit s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.2.     MEMBRE D’UNE MÊME FAMILLE

Une famille doit avoir un maximum de 2 adultes et 2 enfants. Pour devenir membre d’une même famille, un des membres de la famille doit détenir un certificat valide de radioamateur. Tous les membres de la famille doivent résider à la même adresse et avoir un lien de parenté direct (conjoint, parent, frère, sœur ou enfant). Les détenteurs d’un certificat valide ont les mêmes privilèges qu’un membre régulier. De plus les membres doivent s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.3.     MEMBRE SÉNIOR

Pour devenir membre sénior du CLUB, tout candidat doit détenir un certificat valide de radioamateur, être âgé de 65 ans et plus, remplir les formulaires d’admission et acquitter sa cotisation annuelle. De plus le membre sénior doit s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.4.     MEMBRE ASSOCIÉ

Toute personne qui s’intéresse aux activités du CLUB et qui ne détient pas de certificat de radioamateur. Les membres associés peuvent participer aux activités du CLUB et assister aux assemblées des membres. Ils n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au C.A. De plus les membres associés doivent s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.5.     MEMBRE HONORAIRE

Le C.A, par résolution, peut en tout temps nommer membre honoraire du CLUB, toute personne qui aura rendu service au CLUB par son travail et ses actions dans la poursuite de ses buts ou toute personne que le C.A. jugera opportun d’honorer.

Les membres honoraires peuvent participer aux activités du CLUB et assister aux assemblées des membres. Ils n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au C.A. Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser leurs cotisations. De plus les membres associés doivent s’engager à respecter le code d’éthique du CLUB.

2.1.6.     MEMBRE DISTINGUÉ

Le C.A., par résolution, peut en tout temps nommer comme membre distingué du CLUB, un membre en règle dont les actions ont été significatives dans la mission du CLUB ou de la communauté radioamateur. Les membres distingués ont les mêmes droits et devoirs que les membres réguliers. La nomination est valide pour la vie entière du membre et celui-ci n’est plus tenu de verser des cotisations.

2.2.  COTISATION ANNUELLE

Le C.A. fixe la cotisation annuelle pour chaque catégorie de membre de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

La validité de la carte de membre est d’une année suivant la date d’inscription du membre.

Il en va de la responsabilité du membre d’acquitter le renouvellement de sa cotisation avant la date d’échéance chaque année.

2.3.  CARTE DE MEMBRE

Le C.A. émet une carte à chaque membre qui a payé sa cotisation annuelle. Cette carte est valide tant que le membre respecte les conditions décrites dans la section 2.1. Le membre conserve la même carte tant et aussi longtemps qu’il reste membre. Une nouvelle est émise lorsque celle-ci change d’apparence. Un membre peut demander une nouvelle carte, mais devra en acquitter les frais.

Le C.A. fixe les frais de réémission de carte de membre et la manière d’en effectuer le paiement.

2.4.  DROITS DES MEMBRES

Seuls les membres du CLUB bénéficient des droits conférés par les présents statuts et par les règlements du CLUB.

2.4.1.     Énumérations du droit des membres.

  • Droit d’être convoqué à toutes les assemblées générales;
  • Droit d’examiner le bilan financier lors de l’AGA et/ou le rapport du vérificateur des comptes;
  • Droit de consulter l’acte constitutif et d’en faire des extraits;
  • Droit de consulter les règlements généraux et d’en faire des extraits;
  • Droit de consulter la liste des administrateurs et d’en faire des extraits;
  • Droit de consulter la liste des membres et d’en faire des extraits;
  • Droit de consulter le ou le livre des hypothèques et d’en faire des extraits.

Les membres n’ont pas accès aux procès-verbaux du Conseil d’administration.

2.5.  RETRAIT D’UN MEMBRE

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, par écrit, au secrétaire du CLUB. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception ou à la date précisée dans ledit avis. La démission d’un membre ne le libère pas de ses responsabilités antécédentes; la cotisation versée demeure la propriété du CLUB. Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion et de la cotisation annuelle ne peut être acceptée.

2.6.  SUSPENSION, RADIATION, EXCLUSION

  • Le C.A. a le pouvoir d’accepter ou de refuser une demande d’admission;
  • Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine, ou encore radier définitivement, tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts du CLUB ou dont la conduite est jugée préjudiciable à ce dernier. La décision du C.A. est finale et sans appel;
  • Un membre perd également son statut de membre s’il n’acquitte pas sa cotisation annuelle après 30 jours;
  • Les membres peuvent faire la demande d’une assemblée spéciale afin d’adopter une résolution de radiation d’un membre du C.A. qui agit contrairement aux intérêts du CLUB, dont la conduite est jugée préjudiciable au CLUB ou qui démontre une incompétence évidente à exercer son travail.

3.    ASSEMBLÉES DES MEMBRES

Selon le Code civil, les assemblées des membres ne sont pas souveraines.

3.1.  ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle (AGA) des membres a lieu dans les 90 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel dont la date de fermeture est le 30 juin. Le C.A. en fixe la date, l’heure et le lieu. Les procès-verbaux, le rapport d’activités ainsi que les rapports financiers seront disponibles sur demande et envoyés sous format électronique. L’avis de convocation pourra y être inclus.

3.2.  ASSEMBLÉES SPÉCIALES DES MEMBRES

Les assemblées spéciales des membres sont tenues à l’endroit déterminé par le C.A. Il appartient au président ou au C.A. de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires du CLUB.

Une assemblée spéciale des membres peut également être convoquée par les membres qui en font la demande et doit être faite par écrit par un minimum de 10% des membres.

3.3.  AVIS DE CONVOCATION

Toutes les assemblées sont convoquées par le secrétaire ou un membre du C.A. par courriel. Il est de la responsabilité du membre de fournir une adresse courriel valide au CLUB.

L’avis de convocation de l’AGA ou d’une assemblée générale est adressé à tous les membres en règle entre dix (10) et quarante-cinq (45) jours calendrier avant l’assemblée.

L’avis de convocation d’une assemblée spéciale est adressé à tous les membres en règle entre dix (10) et vingt-et-un (21) jours calendrier avant sa tenue et devra mentionner en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le sujet qui sera étudié. Seul un sujet pourra être étudié.

Dans le cas d’une assemblée devant se prononcer sur une modification des règlements, statuts, ou lettres patentes, la convocation est adressée à tous les membres en règle entre dix (10) et quarante-cinq (45) jours calendrier avant l’assemblée.

3.4.  L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle (AGA) doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • Ouverture de l’assemblée par celui qui a convoqué l’assemblée.
  • Vérification légale de l’assemblée;
  • Lecture et adoption de l’ordre du jour;
  • Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée;
  • Rapport du président du conseil d’administration;
  • Présentations des états financiers;
  • La ratification des règlements généraux (nouveaux ou modifiés) adoptés par le C.A. depuis la dernière assemblée générale;
  • Présentation des priorités pour l’année à venir;
  • Élection d’un président et d’un secrétaire d’élection;
  • Élection;
  • Période de questions et de suggestions;
  • Levée de l’assemblée.

Selon le Code civil #348 l’assemblée des membres ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n’y consentent.

3.5.  L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE

L’ordre du jour de toute assemblée extraordinaire des membres doit contenir au minimum les sujets suivants :

  • Vérification du droit de présence des membres;
  • Adoption de l’ordre du jour;
  • Présentation du ou des sujets à étudier;
  • Ratification du sujet étudié;
  • Levée de l’assemblée.

L’ordre du jour de l’assemblée extraordinaire doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’ordre du jour.

3.6.  QUORUM

Le quorum à toute assemblée est constitué des membres présents.

3.7.  VOTE

À une assemblée des membres, les membres en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.

  • Les sujets soumis à l’assemblée des membres sont tranchés à la majorité simple (50 % + 1) des voix validement exprimées;
  • Toutefois, pour voter des amendements aux lettres patentes, règlements généraux, le résultat du vote sera supérieur au deux tiers 2/3 (66,6 %) est de plus requis.
  • Dans le cas d’un vote pour la radiation d’un membre du conseil d’administration, le résultat du vote sera supérieur au deux tiers 2/3 (66,6 %) est de plus requis pour son adoption.
  • Aucun vote par procuration n’est autorisé ni admissible.
  • Un membre peut voter à distance par le biais de visioconférences ou par tout autres moyens technologiques acceptés par le C.A.
  • En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret peut être réclamé. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compile les résultats et les remet au président. Le président de l’assemblée peut également exercer son vote prépondérant.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

4.    CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1.  NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

Les affaires du CLUB sont administrées par un conseil d’administration (C.A.) composé de (5) membres.

4.2.  ÉLIGIBILITÉ

Tout membre en règle régulier ou d’une même famille a droit de vote et peut être élu au C.A. tout administrateur dont le mandat expire est rééligible cependant, il devra soumettre sa candidature lors de l’AGA. De plus, le membre ne doit pas être considéré comme inapte tel que décrit dans l’article 327 du Code civil que Québec. « Sont inhabiles à être administrateurs les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction »

4.3.  DURÉE DES FONCTIONS

Chaque administrateur entre en fonction dès la fermeture de l’AGA au cours de laquelle il a été élu. Les mandats des membres du CA sont fixés à deux (2) ans.

2/3 des membres du CA seront élus aux années paires et 1/3 de membres aux années impaires.

  • Année paire : Vice-Président, Trésorier et Directeur des Opérations
  • Année impaire : Président et Secrétaire

4.4.  ÉLECTION

Les postes d’administrateurs dont le mandat est arrivé à terme font l’objet d’élection par les membres actifs au cours de l’AGA et selon la procédure d’élection décrite ci-après.

Procédure d’élection

  • Un président d’élection, non éligible, un secrétaire d’élection, éligible sont nommés sur proposition dûment secondée pour procéder à l’élection des officiers;
  • Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation;
  • Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection se fera par scrutin secret.

4.5.  RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du C.A. et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

  1. présente, préférablement par écrit, sa démission au C.A., soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du C.A.;
  2. décède, deviens inapte;
  3. cesse de posséder les qualifications requises de radioamateur ou de membre.

4.6.  VACANCES

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Lorsqu’une vacance survient au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne correspondant aux critères définis dans les règlements.

Dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre en règle peut exceptionnellement convoquer une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

4.7.  DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

  1. Le C.A. est investi, et ce, en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec, du mandat général d’administrer le CLUB;
  2. Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts du CLUB conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent;
  3. Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
  4. Il détermine les conditions d’admission des membres en fonction des règlements généraux.
  5. Le C.A. présente à l’AGA un relevé ou sommaire des finances du CLUB et un résumé des activités de l’année ainsi qu’un inventaire des biens du CLUB.
  6. Le C.A. dresse un procès-verbal de toutes les assemblées des membres ou du C.A. qu’il conserve dans le registre des procès-verbaux du CLUB.
  7. Le C.A. dispose d’une petite caisse n’excédant pas $500.00, gérée par le trésorier du CLUB.
  8. Le C.A. autorise les opérations courantes d’achats, de dépenses et paiements. Toute dépense de cinq mille dollars ($5 000.00) et plus doit être autorisée au préalable par une proposition à une assemblée des membres.
  9. Le C.A. a le contrôle et la responsabilité de tout argent, de matériel et de toute initiative entreprise par le CLUB.
  10. L’autorisation de tout chèque, note de créance ou de crédit doit obligatoirement être faite par deux (2) signataires parmi les personnes suivantes: le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire et le directeur général.

4.8.  CONTRAT DES ADMINISTRATEURS

Suite à son élection, tout membre du conseil d’administration (CA) qui accepte ses nouvelles fonctions est tenu de signer un contrat s’engageant à respecter les dispositions des présents règlements. Tout membre agissant contre les intérêts du CLUB ou dont la conduite est jugée préjudiciable à celui-ci reconnaît et accepte que le CLUB puisse engager des procédures judiciaires pour protéger ses intérêts.

4.9.  ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Selon le Code civil, les assemblées du conseil d’administration sont souveraines.

Date. Le CA est convoqué par le président au moins deux (2) fois par an minimum, ou aussi souvent que nécessaire pour le bon fonctionnement du CLUB.

Convocation et lieu. Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres administrateurs, fixe la date et le lieu des assemblées.

Avis de convocation. L’avis de convocation à une assemblée du C.A. peut être écrit ou verbal. Sauf exception, le délai de convocation est d’au moins sept (7) jours calendrier avant la réunion.

Quorum. Le quorum pour la tenue des assemblées du C.A. est fixé à trois (3) administrateurs sur cinq (5). Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.

Président et secrétaire d’assemblée. Les assemblées du C.A. sont présidées par le président ou, à son défaut, par le vice-président. Le secrétaire peut agir comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, ou autres, les administrateurs choisissent parmi eux un président et un secrétaire d’assemblée.

Procédure. Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de celle-ci. Il soumet au C.A. les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. L’ordre du jour de toute assemblée du C.A. est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions. À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.

Vote. Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Si le vote est mené par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis. Le président possède un vote prépondérant en cas d’égalité des voix.

Procès-verbaux. Seuls les administrateurs du CLUB peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du C.A.

Ajournement. Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du C.A. peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

Ordre du jour. L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation toutefois, le VARIA est inscrit d’office. Il doit être connu par tous les administrateurs avant la tenue de l’assemblée.

5.    OFFICIERS

5.1.  DÉSIGNATION

Le CLUB est gouverné et administré par un conseil d’administration (C.A.) composé des officiers suivants: un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire et directeur des opérations pour un total de cinq (5) personnes.

5.2.  RÉMUNÉRATION

Les officiers agissent en tant que bénévoles sans salaire ou rémunération, à l’exception de certaines dépenses préautorisées par le CA à des fins de congrès ou de réunions de la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI) (les reçus sont exigés).

Toutefois, lors de situations exceptionnelles, le C.A. peut mandater par résolution un de ses membres, moyennant des honoraires convenus à l’avance, afin de bénéficier de son expertise professionnelle.

5.3.  LE PRÉSIDENT

  • Il préside toutes les assemblées du C.A. et celles des membres, à moins dans ce dernier cas qu’un président d’assemblée soit nommé et exerce cette fonction.
  • Il exerce un contrôle général sur tous les officiers et les affaires du CLUB.
  • Il décide de l’opportunité de convoquer les membres du C.A. et/ou les membres aux assemblées si nécessaire.
  • Il détient un vote prépondérant en cas d’égalité des voix. Il est aussi mandaté à signer pour et au nom du CLUB.
  • Il est de plus l’administrateur désigné pour la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI). Toutefois il peut déléguer cette tâche à un autre administrateur ou d’un membre du CLUB. De toutes circonstances, la nomination de cet administrateur désigné auprès de la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI), se fait par résolution de trois (3) administrateurs du CLUB. Le tout sera ensuite présenté et signé par le secrétaire-registraire et envoyé à RAQI.

5.4.  LE VICE-PRÉSIDENT

  • En l’absence du président ou si celui-ci est empêché d’agir. Le vice-président assume les pouvoirs et les privilèges du président.
  • Il est aussi mandaté à signer pour et au nom du CLUB les effets bancaires (chèques).
  • Il assiste le président dans ses fonctions à la demande de ce dernier.

5.5.  LE TRÉSORIER

  • Il perçoit toutes les contributions ou autres redevances dues au CLUB et est aussi mandaté à signer pour et au nom du CLUB.
  • Il tient un compte exact et fidèle des recettes et dépenses du CLUB, suivant les règles comptables généralement établies.
  • Il dépose les argents perçus au nom du CLUB dans le compte d’une institution financière désignée par le CLUB.
  • Il fait les paiements en espèces via la petite caisse, paiement électronique ou par chèque, lesquels sont signés par lui et contresignés par le président ou le vice-président. Aucun chèque ne doit être signé en blanc.
  • Il assigne les valeurs aux biens dans le registre des actifs en inventaire.
  • Il produit la déclaration nécessaire auprès de revenu Québec et au registraire des entreprises et il en fait part au CA.
  • Il informe le secrétaire des sommes perçues d’un membre pour fin d’adhésion ou de renouvellement.

5.6.  LE SECRÉTAIRE

  • Il maintient le registre des membres et des adhésions pour le CLUB et auprès de la Fédération des clubs radioamateurs du Québec (RAQI).
  • Il remet les cartes d’adhésion et la documentation aux membres
  • Il convoque les réunions du CA et les assemblées des membres.
  • Il rédige les procès-verbaux des assemblées ou du CA. Toutes correspondances reçues au nom du CLUB seront considérées comme étant confidentielles, il doit renseigner les membres du C.A, le cas échéant.
  • Il remet les ordres du jour et les procès-verbaux aux membres par courriel, et ce, avant chaque réunion.
  • Il s’occupe de classer ces documents sur le serveur désigné, ou en ligne, via le site web du CLUB et conserve les documents légaux ainsi que les archives du CLUB.

5.7.  DIRECTEUR DES OPÉRATIONS

  • Définir les objectifs stratégiques du CLUB en collaboration avec d’autres membres de la direction.
  • Superviser et coordonner les différentes divisions ou départements pour assurer une cohérence dans la réalisation des objectifs
  • Agir en tant que liaison entre le conseil d’administration et les autres directeurs.
  • Peut-être appelé à représenter le CLUB dans des événements publics, des négociations avec des partenaires externes, et parfois auprès des médias.

5.8.  COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES

Le C.A. peut, à sa discrétion, fonder des comités :

  1. Pour certaines parties de l’administration;
  2. Pour gérer les activités du CLUB;
  3. Pour la perception, les finances, la publicité, le recrutement, les représentations, etc.;
  4. Pour toute autre raison que le C.A. juge à propos.
  5. Pour chaque comité constitué, le membre du CLUB qui prend la responsabilité du comité se voit attribuer le titre de « directeur » du comité. Le « directeur » du comité n’est pas un membre du C.A., mais il peut être invité à participer à ces réunions lorsque sa présence est justifiée.

Les projets et décisions des comités doivent être approuvés et ratifiés par le C.A. avant d’être mis à exécution.

Ces comités peuvent être composés de membres du C.A. et d’autres membres en règle du CLUB. Le président est membre d’office de tous les comités, mais peut déléguer un directeur à sa place.

S’il le juge nécessaire, le C.A. peut, par simple résolution, faire appel à des professionnels (ex. : notaire, comptable, avocat, ingénieur, technicien et tout autre spécialiste) pour l’aider à atteindre ses buts.

Certains comités sont permanents, dont entre autres celui des médias, de la sécurité, des mesures d’urgence.

6.    ACTIFS DU CLUB

6.1.  ACQUISITIONS

Les équipements, fournitures, outils, ou autres biens acquis ou reçus par le Groupe de Communication d’Urgence demeurent la propriété du CLUB pour leur durée de vie utile ou jusqu’à ce que le C.A. juge leurs utilisations nécessaires.

6.2.  INVENTAIRES

Tout équipement appartenant au CLUB sera identifié et inscrit dans une liste (registre) d’inventaire géré par le C.A.

6.3.  PRÊTS MATÉRIELS PAR UN TIERS

Tous les biens prêtés par un tiers, ou un membre du CLUB, seront également identifiés et inscrits au registre d’inventaire. Ces biens pourront être utilisés par le CLUB pour la durée convenue du prêt. Tout prêt matériel fait par un tiers au CLUB devra obligatoirement être mis sous un contrat de prêt matériel prévu à cet effet.

6.4.  PRÊTS MATÉRIELS PAR UN MEMBRE

Tous les biens prêtés à un membre par le CLUB seront également identifiés et inscrits au registre d’inventaire. Ces biens pourront être utilisés par le MEMBRE pour la durée convenue du prêt. Tout prêt matériel fait par un MEMBRE devra obligatoirement être mis sous un contrat de prêt matériel prévu à cet effet. Le CLUB se réserve le droit d’accepter ou de refuser de prêter un bien à un MEMBRE.

6.5.  ASSURANCES

Le CLUB n’assure pas le matériel pour les dommages subis, pertes ou vols encourus à moins qu’il en soit décidé autrement. Une assurance en responsabilité civile de Loisirs Québec, via la RAQI, couvre cependant les dommages que pourrait causer son matériel ou celui prêté aux installations avoisinantes.

6.6.  ENTRETIEN ET REMPLACEMENT

Le CLUB maintient en ordre ses équipements et alloue en fonction de ses capacités les montants nécessaires pour les réparer ou les remplacer.

Le CLUB n’est pas responsable des dommages ou pertes subis au matériel prêté par un tiers ou un MEMBRE lors de son utilisation. Le MEMBRE ou un tiers qui prêtent un bien au CLUB le fait à ses propres risques.

7.         AUTRES DISPOSITIONS

7.1.  MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Le conseil d’administration (C.A.) a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui sera en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée annuelle. Toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers 2/3 (66,6 %) des membres présents, ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle du CLUB– à moins que dans l’intervalle elle soit ratifiée lors d’une assemblée extraordinaire des membres convoquée à cette fin.

Le quorum est constitué des membres en règles présent pour satisfaire à la ratification.

Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de l’organisme doit être expédié avec l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.

Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

7.2.  DISSOLUTION DU CLUB ET DISPOSITION DE L’ACTIF

Advenant la dissolution du CLUB, celle-ci doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votants lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. Le C.A, après le paiement des dettes, le cas échéant, ses actifs seront remis à une organisation exerçant une activité analogue.